Kilometerregistratie bijhouden

Als je in een auto van de zaak gaat rijden en je wil geen bijtelling betalen dan moet je kilometerregistratie bijhouden. Je moet hiermee laten zien dat je minder dan 500 kilometer op jaarbasis rijdt in de auto. Als de Belastingdienst om je kilometerregistratie vraagt moet je een sluitende administratie aanleveren. Als je hier pas mee gaat beginnen kan je waarschijnlijk wel wat extra informatie gebruiken. In dit artikel lees je meer over het bijhouden van kilometerregistratie.

Eisen kilometerregistratie

Voor een sluitende kilometerregistratie moet je een aantal factoren noteren. De gehele kilometerregistratie begint met het merk, type en kenteken van de auto. Zo lang je in dezelfde auto rijdt hoef je dit maar een keer aan te geven. Van elke rit moet je het volgende noteren: de datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, adres van vertrek en de bestemming, of het een zakelijke of privé rit is en als de route afwijkt van de gebruikelijke route moet dit ook worden vermeld. Dit kan gebeuren wanneer je files wilt vermijden of door omleidingen.

Handmatige of automatische kilometerregistratie

Nu je weet waar de kilometerregistratie uit moet bestaan kan je de keuze gaan maken of je dit handmatig gaat bijhouden of automatisch laat bijhouden. Handmatig bijhouden kan bijvoorbeeld in een Excel bestand of in een Google Spreadsheet. Het handmatig bijhouden vraagt wel veel aandacht omdat fouten maken echt niet mag. Hierdoor kan je veel tijd kwijt zijn aan de extra administratie.

Een andere mogelijkheid is automatische kilometerregistratie. Dit kan je op verschillende manieren doen. Je kan een GPS systeem laten installeren in de auto of een app installeren op je smartphone. Het GPS systeem zal elke rit van de auto registreren die je kan bekijken via een app of online op de computer. Wanneer je een app gebruikt op je smartphone, dan zal je deze elke rit weer aan moeten zetten. Vergeet je dit een keer dan heb je geen sluitende kilometerregistratie meer. Dit is dus meer een semiautomatische oplossing. Als je gaat voor een GPS systeem dan is het noodzakelijk om er een te kiezen met het Keurmerk Ritregistratiesystemen van de Belastingdienst. Dan ben je verzekerd dat de registratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Kilometerregistratie kan dus voor extra administratie zorgen maar je kan dit ook voorkomen door te investeren in een automatisch GPS systeem. Deze systemen hoeven niet duur te zijn en besparen ook weer tijd.